La Circolare 1/D chiarisce le modalità operative dell’istituto della rappresentanza nell’ambito delle procedure domiciliate, introducendo nuove istruzioni con particolare riferimento alla rappresentanza diretta.
Manifestiamo la nostra soddisfazione dal momento che la circolare ribadisce l’importanza del ruolo svolto dallo spedizioniere doganale e denota l’apprezzamento dell’Amministrazione Doganale per l’attività professionale svolta dalla nostra categoria.
Alla luce delle importanti innovazioni procedurali dettate dalla Circolare, riteniamo inoltre necessario individuare insieme alle Associazioni di categoria soluzioni tali da consentire la migliore operatività dei soggetti autorizzati, in particolare dei Centri di Assistenza Doganale.
Con la Circolare 1/D del 19 gennaio 2015, l’Agenzia delle Dogane detta una serie di istruzioni, applicabili a decorrere dal 2 febbraio 2015, sull’utilizzo della rappresentanza diretta nelle procedure domiciliate. Come noto, in base alla prassi precedentemente vigente, le varie categorie di rappresentanti in dogana (es. spedizionieri doganali, imprese di spedizione internazionali, CAD, corrieri aerei internazionali, titolari di magazzini generali, ecc.), erano ammesse ad utilizzare la procedura di domiciliazione in rappresentanza dei propri clienti esclusivamente con la modalità della rappresentanza indiretta. L’amministrazione doganale italiana infatti, partendo da una interpretazione letterale dell’articolo 76, par. 1, lett. c) del Reg. 2913/1992 era arrivata a concludere che l’unica modalità rappresentativa utilizzabile da tali soggetti nell’ambito della procedura di domiciliazione era quella indiretta, dove responsabili dell’obbligazione doganale sono sia il rappresentato (cioè l’importatore o l’esportatore) che il rappresentante, legati da rapporto di solidarietà.
La Commissione europea ha ritenuto tale interpretazione contraria al diritto europeo, precisando che l’utilizzo della procedura domiciliata prescinde dal tipo di rappresentanza utilizzata, con la conseguenza che anche il rappresentante diretto può utilizzare tale procedura per conto altrui, purchè in possesso una regolare autorizzazione. Altra condizione è che a monte vi sia un’espressa procura che specifichi esattamente le modalità con cui il rappresentante dovrà assolvere la propria funzione rappresentativa, nonché gli altri diritti ed obblighi a suo carico.
L’Agenzia delle Dogane tuttavia fissa una serie di accorgimenti per coloro che intendono agire con tale modalità rappresentativa volti a garantire l’attenta ed oculata gestione dell’intero ciclo delle pratiche doganali, accorgimenti i quali mirano a far sì che l’autorità doganale possa identificare in qualsiasi momento le persone rappresentate ed effettuare i controlli doganali appropriati.
Le formalità in questione si sostanziano nell’adozione da parte dell’intermediario doganale di una particolare cura nella gestione dei propri clienti (con verifiche periodiche sulla regolarità e correttezza delle operazioni doganali svolte) e nell’attivazione di procedure volte sia all’esatta individuazione e monitoraggio sia delle operazioni doganali curate per conto dei clienti, che dei professionisti che si occuperanno della trasmissione alle dogane delle dichiarazioni doganali in rappresentanza diretta. Ulteriori adempimenti o prescrizioni a cura del rappresentante potranno poi essere inseriti nel disciplinare di servizio che regola l’esercizio della procedura di domiciliazione. La mancata osservanza di tali incombenze da parte del rappresentante verrà considerata una irregolarità e rischierà di compromettere il rapporto fiduciario con l’Amministrazione doganale.
Le formalità in oggetto rendono di conseguenza l’utilizzo della rappresentanza diretta nell’ambito della procedura domiciliata soggetto a requisiti di maggior rigore ed a controlli più incisivi rispetto all’utilizzo della rappresentanza indiretta, i quali saranno condotti già all’atto di concessione dell’autorizzazione all’uso della procedura domiciliata, oltre che durante tutto il ciclo di gestione delle pratiche doganali da parte del rappresentante doganale. La circolare in commento precisa a tal proposito che l’intermediario doganale che intenda agire in rappresentanza diretta nella procedura domiciliata dovrà porre in essere due tipi di attività:
- preparazione e messa a disposizione dell’autorità doganale di elenchi aggiornati dei propri clienti (importatori/esportatori). Per ciascun cliente andranno specificati nome e cognome (o ragione sociale) e codice EORI. Qualora il cliente non sia un soggetto titolare dello status AEO, occorrerà inoltre fornire alle dogane anche l’indicazione della sede amministrativa, la presenza di stabilimenti e ogni altra informazione utile ai fini della corretta identificazione del rappresentato. Al fine di rendere le informazioni in questione, viene raccomandata l’adozione, da parte del rappresentante, di procedure di rating interno volte a determinare un “profilo di rischio doganale” per ciascun rappresentato (basato sull’analisi di una serie di parametri quali la periodicità e di tipologia di operazioni doganali, il grado di conformità alle norme doganali, l’affidabilità complessiva del cliente, le sue condizioni economiche, finanziarie e reddituali, ecc.);
- compilazione di elenchi aggiornati dei doganalisti designati a presentare la dichiarazione doganale per ciascun cliente. Quest’ultimo elenco presuppone a sua volta la tenuta di un archivio ordinato delle procure doganali conferite da ciascun cliente.
La documentazione in questione andrà fornita già in fase di presentazione dell’istanza per la concessione dell’autorizzazione alla procedura di domiciliazione, specificando già entro tale richiesta che il rappresentante intende utilizzare la procedura domiciliata in rappresentanza diretta dei propri clienti. L’Ufficio delle dogane competente dovrà da parte sua aver cura di verificare l’esistenza di procedure interne nell’organizzazione del richiedente idonee a garantire l’eliminazione dei rischi nella gestione dei clienti. In caso di rigetto della richiesta di autorizzazione, il provvedimento di diniego dovrà essere motivato, garantendo al destinatario della decisione il diritto ad essere ascoltato in tutte le ipotesi di diniego dell’autorizzazione.
Gli uffici delle dogane dovranno inoltre verificare che il titolare della procedura di domiciliazione che agisce in rappresentanza diretta:
– tenga un fascicolo contenente la documentazione comprovante le operazioni doganali effettuate per ciascun soggetto rappresentato, ivi compresi gli atti di conferimento (mandati e procure), rilasciati dal cliente, con l’esatta specificazione della relativa modalità di rappresentanza;
– effettui un monitoraggio periodico (con cadenza almeno bimestrale) della regolarità e correttezza delle operazioni doganali poste in essere per conto dei propri clienti.
La circolare 1/D/2015 prevede un percorso agevolato per quegli intermediari doganali titolari dello status di AEO. E’ evidente infatti che le procedure domiciliate diverranno in futuro sempre più appannaggio di coloro che possiedono la certificazione in questione. Nel caso in cui l’intermediario doganale è un AEO, l’Ufficio delle dogane competente dovrà infatti limitarsi a verificare, ai fini del rilascio dell’autorizzazione, le seguenti condizioni (in aggiunta agli elenchi clienti e doganalisti designati a presentare le dichiarazioni doganali):
– la sussistenza degli altri requisiti oggettivi indicati nella citata circ. n.9/D/2011 (es.: idoneità dei luoghi, utilizzo delle procedure telematiche in esercizio e tenuta di scritture e procedure adeguate ai controlli, oltre agli adempimenti di cui ai precedenti punti 1 e 2;
– la conservazione delle procure conferite.
La circolare ammette infine la possibilità per il rappresentante già titolare di autorizzazione alla procedura di domiciliazione – rilasciata però per la sola rappresentanza indiretta – chieda l’estensione della stessa anche all’uso della rappresentanza diretta. A corredo dell’istanza dovranno essere sempre prodotti i sopracitati elenchi clienti ed elenchi doganalisti designati a presentare le dichiarazioni doganali, con i relativi atti di conferimento (procure). L’Ufficio delle Dogane competente per l’istruttoria, senza riesaminare i requisiti soggettivi ed oggettivi già riscontrati in sede di primo rilascio dell’autorizzazione, dovrà in tal caso limitarsi a verificare la sola idoneità degli elenchi forniti. A conclusione dell’istruttoria, l’ufficio integrerà il provvedimento autorizzatorio o, in assenza dei requisiti richiesti, emetterà il provvedimento di motivato diniego. L’Ufficio di controllo dell’autorizzazione provvederà poi ad integrare il disciplinare di servizio con le necessarie istruzioni relative agli adempimenti ai quali il titolare della procedura di domiciliazione dovrà attenersi per l’osservanza delle ulteriori prescrizioni connesse alla gestione della stessa in rappresentanza diretta. In caso di motivato diniego alla richiesta d’integrazione dell’autorizzazione con la modalità della rappresentanza diretta, il titolare della procedura domiciliata continuerà ad operare alle condizioni previste dall’autorizzazione vigente.
La circolare prevede anche il caso dell’operatore economico che intende presentare una richiesta di modifica dell’autorizzazione, in modo da avvalersi della sola rappresentanza diretta (in luogo di quella indiretta) nell’ambito della procedura domiciliata. Anche in tal caso a corredo dell’istanza dovranno essere prodotti i sopracitati elenchi clienti ed elenchi doganalisti designati a presentare le dichiarazioni doganali, con le relative procure. A conclusione dell’istruttoria verrà emesso il provvedimento di modifica della preesistente autorizzazione, con la specifica delle nuove modalità di esercizio od un provvedimento motivato di diniego dell’integrazione.
Per quanto riguarda i CAD, la relazione finale contenente gli esiti dell’istruttoria svolta dall’Ufficio doganale secondo le modalità sopraindicate dovrà essere inviata alla competente Direzione regionale, interregionale o interprovinciale che provvederà al rilascio o al motivato diniego del provvedimento in questione.
Per quanto riguarda le modalità di compilazione delle dichiarazioni doganali, la circolare 1/D/2015 stabilisce inoltre che nell’ipotesi in cui l’intermediario titolare di procedura domiciliata operi come rappresentante diretto (codice 2), nella casella 14 della dichiarazione doganale dovrà indicare il codice identificativo della modalità di rappresentanza diretta, il nome e/o la denominazione ed il codice identificativo del titolare della procedura di domiciliazione che opera in qualità di rappresentante. Infine, tenuto conto che i titolari di procedura di domiciliazione, che intendano agire in rappresentanza diretta, devono avvalersi per la presentazione della dichiarazione doganale dei soggetti legittimati in virtù della riserva operata dall’art. 40 del TULD (doganalisti iscritti all’albo), la dichiarazione deve essere firmata digitalmente esclusivamente da tali soggetti purchè espressamente designati a tal fine dal titolare della procedura domiciliata.
Una serie di direttive impartite agli uffici doganali sono infine volte a garantire il controllo dell’osservanza delle condizioni stabilite dalla circolare 1/D/2015 ai fini dell’utilizzo della procedura di domiciliazione in rappresentanza diretta. In particolare l’Agenzia delle Dogane invita gli Uffici doganali ad eseguire controlli periodici e saltuari sugli intermediari doganali al fine di verificare il rispetto delle sopra descritte condizioni. Inoltre essi dovranno assicurarsi che i soggetti ai quali viene accordata l’autorizzazione ad operare in rappresentanza diretta nella procedura di domiciliazione, garantiscano un’attenta ed oculata gestione dell’intero ciclo delle pratiche doganali svolte (nel rispetto dei canoni di correttezza amministrativa e di leale collaborazione con l’Agenzia), conservando il fascicolo contenente la documentazione comprovante le operazioni doganali effettuate per ciascun soggetto rappresentato (con le relative procure) ed effettuando il monitoraggio periodico della regolarità e correttezza delle operazioni doganali poste in essere per conto (ed in nome) dei propri clienti.
